Privacyverklaring

1. Wie we zijn

Clubmaat maakt software voor de administratie van verenigingen. Deze verklaring gaat over de gegevens die wij verwerken via deze website en bij onze dienstverlening.

• Naam: Clubmaat (bedrijfsnaam volgt na KvK-inschrijving)
• E-mail: hallo@clubmaat.nl

2. Twee rollen

Wij hebben met persoonsgegevens te maken in twee verschillende rollen.

Als verwerker, voor de clubs

Een club die Clubmaat gebruikt, bewaart daarin gegevens van leden, ouders, vrijwilligers, sponsors en leveranciers. De club is daarvoor verantwoordelijk; wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de club. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Ben je lid van een club en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met je club. Wij helpen de club om je vraag te beantwoorden.

Als verantwoordelijke, voor onze eigen relaties

Voor de gegevens die we zelf nodig hebben, zijn wij verantwoordelijk: van mensen die een demo aanvragen of ons mailen, van contactpersonen van clubs die klant zijn, en voor onze eigen administratie. Daar gaat de rest van deze verklaring vooral over.

3. Welke gegevens

• Als je een demo aanvraagt of ons mailt: je naam, je club, je functie, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, en wat je ons vertelt.
• Als je club klant is: de gegevens van de contactpersonen en de factuurgegevens van de club.
• Als je deze website bezoekt: de technische gegevens die elke webserver ziet, zoals je IP-adres en het type browser. We gebruiken die alleen om de site te laten werken en te beveiligen.

We verzamelen geen gegevens via cookies, analytics of advertentienetwerken. Zie ook de cookieverklaring.

4. Waarom en op welke grond

• Contact en demo's: om je vraag te beantwoorden en een demo te plannen. Grondslag: je vraagt er zelf om, en wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij.
• De dienst leveren: om de overeenkomst met je club uit te voeren, inclusief support en de overstap. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturen en administratie: omdat de wet ons verplicht een administratie te bewaren. Grondslag: wettelijke plicht.
• Beveiliging van de website: om misbruik te voorkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We gebruiken je gegevens nooit voor andere doelen, verkopen ze niet en sturen je geen nieuwsbrief zonder dat je daarom vraagt.

5. Hoe lang we bewaren

• Demo-aanvragen en contact: zolang dat nodig is voor het gesprek, en uiterlijk twee jaar als er geen klantrelatie uit voortkomt.
• Gegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt.
• Facturen en administratie: zeven jaar, zoals de belastingwet vraagt.
• Gegevens die een club in Clubmaat bewaart: dat bepaalt de club. Bij het einde van de overeenkomst kan de club alles exporteren; daarna verwijderen we de gegevens volgens de verwerkersovereenkomst.

6. Met wie we delen

We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze dienst te leveren, zoals de partij die onze servers beheert, onze mailvoorziening en de dienst waarop de slimme hulp draait. Met al die partijen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Welke partijen dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst met de club; we sturen de lijst ook op verzoek.

We geven geen gegevens aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

7. Waar je gegevens staan

Alle gegevens, bestanden en back-ups staan in datacenters in Nederland. De slimme hulp, zoals notulen uitwerken en facturen inlezen, draait op servers binnen de Europese Unie. Gegevens van clubs worden nooit gebruikt om AI te trainen.

8. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder een eigen database per club, versleutelde opslag van bankgegevens, tweestapsverificatie en een logboek van elke inlog. Op de pagina Veiligheid lees je precies hoe. Gaat er toch iets mis, dan melden we dat direct aan de betrokken club, en waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Jouw rechten

Je mag ons vragen welke gegevens we van je hebben, en ze laten verbeteren, aanvullen of verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking, vragen om die te beperken, of je gegevens in een bruikbaar bestand ontvangen.

Mail daarvoor naar hallo@clubmaat.nl. We reageren binnen een maand, meestal veel sneller. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, zie je dat aan de datum bovenaan. Bij een grote wijziging laten we het klanten ook persoonlijk weten.